Henkilötietojen käsittely

Tälle sivulle on koottu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen asiakkaalle tai henkilöstölle annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä Perusturvaliikelaitos Saarikassa. Henkilötietojen käsittelyä ohjaa EU:n yleinen tietosuoja-asetus sekä uuden tietosuojalain voimaantuloon saakka henkilötietolaki ja muu kansallinen lainsäädäntö.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteina on korostaa henkilön oikeutta valvoa omien henkilötietojensa käsittelyä sekä tuoda läpinäkyvyyttä henkilötietojen käsittelyyn.

Asiakkaalla tarkoitetaan tässä sekä terveydenhuollon potilasta että sosiaalihuollon asiakasta. Henkilöstöllä nykyisiä ja entisiä Saarikan työntekijöitä.

Tarkemmat tiedot eri palveluissa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä löytyvät alla olevista tietosuojaselosteista.

Tietojen käyttötarkoitus

Rekisterinpitäjänä Saarikka tuottaa palveluja itse tai ostaa ne palveluntuottajilta. Saarikalla on velvollisuus valvoa myös ulkoisten palveluntuottajien henkilötietojen käsittelyä, joiden rekisterinpitäjänä se toimii.

Asiakastietojen keräämisen käyttötarkoitus on asiakas - ja palvelussuhteen hoitaminen ja palvelun tuottaminen sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu sekä laskutus. Asiakastietoja saavat käyttää ainoastaan asiakkaan palveluun, potilaan hoitoon tai siihen liittyviin muihin esim. hallinnollisiin tukitehtäviin osallistuvat työntekijät. Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti henkilötietojen oikeaoppiseen käsittelyyn ja käsittelyä valvotaan.

Mitä henkilötietoja Saarikka kerää ja miten niitä käsitellään?

Saarikassa rekisteröityjen tietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaan eri henkilörekistereihin. Rekistereissä olevia tietoja käytetään vain määriteltyyn toimintaan ja vain siinä laajuudessa kuin asian hoitaminen, työtehtävät ja vastuut edellyttävät. Rekisterinpitäjänä Saarikka huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta tai täydentämisestä ilman aiheetonta viivytystä.

Saarikka saa henkilötiedot tavallisesti palveluihin hakeutumisen tai etuuden hakemisen yhteydessä tai virkoihin/toimiin valinnan yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi Saarikka saa henkilötietoja viranomaisilta, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja Kelasta.

Varsinaisen palvelutuotannon lisäksi Saarikka voi käsitellä henkilötietoja niihin käyttötarkoituksiin, joihin rekisteröity on antanut suostumuksensa.

Suurin osa Saarikan palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen ja tällöin ei tarvita asiakkaan suotumusta tietojen käsittelyyn. Osa palvelun tuottamiseksi tarpeellisista tiedoista on kuitenkin kerätty asiakkailta tai Saarikan kanssa asioivilta suostumuksen perusteella. Tällöin sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi tietojesi käsittelyyn milloin tahansa.

Saarikan palveluissa tietosi on hyvin suojattu eikä tietoja luovuteta eteenpäin muihin kuin lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen.

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.

Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteissa kuvataan henkilötietojen käsittely, kuka on rekisterinpitäjä ja kuka on rekisterin yhteyshenkilö. Samoin selosteista näkyvät kunkin rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitukset ja muuta tarpeellista tietoa, josta sinulla on oikeus tietää.

Saarikan henkilörekistereitä koskevat kuvaukset henkilötietojen käsittelystä löytyvät jatkossa linkkien alta. Lisäksi ne ovat nähtävissä Saarijärven kaupungintalolla Saarikan toimistossa osoitteessa Sivulantie 11, 43100 Saarijärvi.

Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.

Henkilöstö

Henkilöstörekisteri (tulossa myöhemmin)

Luottamushenkilörekisteri

Rekrytointirekisteri

Valvontarekisteri

Asiakkaat ja potilaat

Potilastietorekisteri

Työterveyshuollon potilasrekisteri

Hallinnollisten potilasasioiden rekisteri

Sosiaalihuollon eri asiakasrekisterit

Hallinnollisten sosiaaliasioiden rekisteri

Taloushallinnon henkilörekisterit

Asiakkaan oikeuksien toteuttaminen

Sinulla on rekisteröitynä oikeus tietää, mitä tietoja sinusta kerätään. Rekisteröidyn uusia oikeuksia EU-asetuksen mukaan ovat oikeus tietojen poistamiseen, oikeus siirtää tiedot, oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen käsittelyn vastustamisoikeus.

Sosiaali- ja terveydenhuollossa potilas- ja asiakastietojen tallentaminen ja säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, joten tietojen siirto- tai poisto-oikeus ei koske näitä tietoja. Käsiteltävät tiedot ovat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antamisen kannalta välttämättömiä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, siitä syystä tietojen käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen ei ole mahdollista.

Saarikka toimii henkilöstönsä rekisterinpitäjänä työsuhdeasioissa, jolloin sillä on tietojen keräämiseen työnantajan oikeutettu etu. Henkilötiedot kerätään ensi sijassa työntekijöiltä itseltään. Jos tietoja kerätään muualta, on henkilöltä hankittava suostumus tietojen keräämiseen jos kyseessä ei ole laissa säädetyn tehtävän suorittaminen tai selvitetään työntekijän luotettavuutta. Tietoja säilytetään koko henkilöstöhallinnon osalta lainsäädännön sekä Kuntaliiton ohjeiden mukaisesti.

Tietojen tarkastaminen

  • Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin talletetut tiedot. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eikä sitä voida toteuttaa valtakirjalla. Henkilön, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, tulee esittää pyyntö henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla tarkastuspyyntölomakkeella.
  • Voit katsoa omia terveystietoja myös Kanta.fi:n Omakanta -palvelussa. Omakanta-palvelussa https://www.kanta.fi/ näet terveystietojasi kuitenkin vain siltä osin kuin ne on sinne viety.

Tietojen korjaaminen

  • Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos ne ovat hänen mielestään virheellisiä, tarpeettomia tai puutteellisia. Tiedon korjaamisvaatimus toimitetaan kirjallisena ja sen tulee olla yksilöity ja perusteltu.

Kun haluat pyytää/korjata tietojasi tietyn rekisterin osalta, toimi seuraavasti:

1) Täytä kyseinen Saarikan tietopyyntölomake ja toimita se lomakkeen ohjeella Saarikkaan. Vastaavat paperiset lomakkeet voit pyytää myös Saarikasta. Voit tehdä pyynnön myös vapaamuotoisella hakemuksella tai henkilökohtaisella käynnilläsi Saarikassa. Tarkastuksen voi tehdä kerran vuodessa maksutta.

Palvelussuhteeseesi liittyvissä tietopyynnöissä ota yhteys suoraan Saarikan kyseisiä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön, joka antaa tarkempia tietoja. Tiedot löytyvät mm. henkilöstörekisterin tietosuojaselosteesta.

2) Ennen tietopyynnön käsittelyä sinut tunnistetaan tarvittaessa ajokortista, passista tai muusta hyväksyttävästä henkilöllisyystodistuksesta, jos henkilöllisyytesi kaipaa tarkennusta. Sen jälkeen pyyntösi otetaan käsiteltäväksi.


3) Saarikka vastaa viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta. Vastaus toimitetaan kirjeitse kotiosoitteeseesi tai tiedot esitellään sinulle Saarikan toimitiloissa.

Lomakkeet rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät täältä.

Lomakkeita voit pyytää myös Saarikan toimipisteistä.

Voit tehdä pyynnön omien tietojesi saamiseksi ja vaatimuksen tietojesi oikaisemiseksi myös henkilökohtaisesti Saarikan eri toimipisteissä.

Tällöin sinun tulee tarvittaessa todistaa henkilöllisyytesi.

Jos pyyntöösi ei suostuta, Saarikan on annettava kieltäytymisestä kirjallisesti tieto, miksi pyyntöön ei ole suostuttu.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:

PL 800
00521 Helsinki
vaihde: 029 56 66700
sp: tietosuoja@om.fi

Tietojen luovuttaminen

  • Sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevia tietoja ei luovuteta sivullisille ilman asiakkaan omakätisesti allekirjoitettua nimenomaista suostumusta tai lain säädöstä. Jos asiakas ei kykene ymmärtämään annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
  • Suostumus tietojen luovuttamiseen pyydetään kirjallisena. Asiakas voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksesta ja tietojen luovuttamisesta tehdään merkinnät asiakirjoihin.
  • Viranhaltijan/työntekijän julkisia henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn pyynnön perusteella. Salassa pidettäviä luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle itselleen tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Tietosuojaohjeita, -neuvoja saat Tietosuojavaltuutetun toimistosta osoitteesta www.tietosuoja.fi

Keskeisiä tietosuojatermejä ja -toimijoita

Rekisteröity:
Henkilö, jonka tietoja kerätään ja käsitellään.

Rekisterinpitäjä: Luonnollinen tai oikeushenkilö, julkinen viranomainen, virasto tai muu elin, joka yksin tai yhteistyössä muiden kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Henkilötietojen käsittelijä: Luonnollinen tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta, esim. yksityinen palveluasumisyksikkö tai palvelusetelituottaja.

Henkilötieto: Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, henkilötunnus, kuva, biometrinen tai geneettinen tieto). Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen tai yhden tai useamman henkilölle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Henkilörekisteri (käytetään myös termejä Henkilötietorekisteri ja Rekisteri): Käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuva henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Kuvaus henkilötietojen käsittelystä: Dokumentti, jonka rekisterinpitäjä laatii ja pitää rekisteröityjen saatavilla. Kuvaus on osa informointikäytäntöjä ja siinä kuvataan henkilötietojen käsittely tiiviisti esitetyssä, avoimessa ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Tästä kuvauksesta käytettiin aiemmin nimitystä tietosuojaseloste tai rekisteriseloste.